mein Vorschlag ist grundsätzlich:

wenn es einen Termin oder was auch immer gibt, ihn per Rundmail rumzuschicken und gleichzeitig diesen ins Forum zu stellen mit der Info, wo er steht und der Bitte dort Rückmeldungen zu geben
ggf. kann ja dann noch mal ne Erinnerungsmail kommen, falls es keine Resonanz gab
dann laufen Rückmeldungen und Anmerkungen dort ab, und es gibt keine Mailflut

ich mach auch gleich mal den Anfang und stelle den gleichen Text nun ins Forum unter Öffentlichkeitsarbeit, falls jemand etwas anmerken möchte

Herzliche Grüße
Silke